Public relations jest fundamentalnym elementem funkcjonowania każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy sektora działalności. PR to proces zarządzania komunikacją między organizacją, a jej otoczeniem, dzięki któremu budujemy pozytywny wizerunek i utrzymujemy bardzo ważne w dzisiejszych czasach dobre relacje z różnymi grupami interesariuszy. W kontekście PR szczególną rolę odgrywają dwa aspekty: waga polityki informacyjnej oraz planowania działań.
Dlaczego polityka informacyjna jest tak ważna?
Polityka informacyjna to zbiór zasad, reguł i procedur, które kierują przepływem informacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Stanowi ona fundament każdej skutecznej strategii komunikacyjnej. Polityka informacyjna określa m.in. w jaki sposób i do kogo są przekazywane informacje. Jak firma współpracuje z partnerami, na jakich zasadach i w jaki sposób prowadzi np. współpracę sponsoringową, działalność charytatywną, praktyki CSR, media relations, czy kontakty z konsumentami oraz klientami, a także dostawcami i innymi interesariuszami.. Polityka ustala również zasady przejrzystości i otwartości, definiując m.in., które informacje są jawne, a które powinny pozostać poufne. Dba także o spójność i równość komunikacji z otoczeniem.
Jednym z kluczowych elementów polityki informacyjnej są procedury reagowania na kryzysy. Przygotowanie planów na wypadek sytuacji kryzysowych pozwala na szybkie i skuteczne zarządzanie informacją, co jest kluczowe dla minimalizowania negatywnych skutków takich zdarzeń. Zarządzanie informacją w organizacji poprzez wdrażanie Polityki informacyjnej ma na celu zapewnienie spójności i konsekwencji w formułowaniu przekazów i w kontaktach z otoczeniem. Dzięki dobrze opracowanej Polityce informacyjnej organizacja może budować zaufanie i wiarygodność w oczach swoich interesariuszy. Bez takiej polityki, komunikacja może okazać się niebezpiecznie chaotyczna i niespójna, a to może w konsekwencji prowadzić do zamieszania, nieporozumień, niejasności i dezinformacji.
Dobry plan to podstawa!
Planowanie w PR to proces strategicznego myślenia oraz tworzenia długoterminowych i krótkoterminowych planów działania. Plan umożliwia wyznaczenie i trzymanie się jasno określonych celów, które organizacja chce osiągnąć poprzez swoje działania PR. Mogą to być cele związane z wizerunkiem, świadomością marki, relacjami z mediami czy zadowoleniem klientów. Dzięki planowaniu, wszystkie działania komunikacyjne są spójne, co jest kluczowe dla budowania jednolitego wizerunku organizacji.
Planowanie pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów, takich jak czas, budżet i personel, co przekłada się na lepsze rezultaty przy niższych kosztach. Aby osiągnąć sukces w działaniach PR, niezbędne jest staranne planowanie. Pierwszym krokiem w planowaniu jest analiza sytuacji, która pozwala na zrozumienie aktualnej sytuacji organizacji, jej mocnych i słabych stron oraz otoczenia. Na tej podstawie można określić cele, które organizacja chce osiągnąć. Kolejnym krokiem jest identyfikacja grup docelowych/ person, do których będzie kierowana komunikacja.
Następnie opracowywana jest strategia, która określa, w jaki sposób cele będą osiągane. Planowanie taktyczne obejmuje ustalenie konkretnych inicjatyw, działań, terminów i odpowiedzialności. Regularne monitorowanie postępów i ocena skuteczności działań pozwala na wprowadzanie niezbędnych korekt, co zapewnia, że organizacja jest w stanie dostosowywać się do zmieniających się warunków i wyzwań.