Wyobraź sobie, że jesteś kapitanem statku. Nagle nadchodzi sztorm. Co robisz? Bez mapy, kompasu i planu ratunkowego Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu drastycznie maleją. W biznesie Twoją mapą, kompasem i planem ratunkowym jest Księga Komunikacji Kryzysowej – niezbędne narzędzie, które każda firma – niezależnie od wielkości czy branży – powinna mieć zawsze pod ręką. Co czyni ją tak ważną i jak może ona ocalić Twoją firmę w chwili kryzysu?
Grunt to dobry plan
Spójrzmy prawdzie w oczy. W świecie, gdzie informacja rozprzestrzenia się z prędkością światła, każdy (nawet najmniejszy) kryzys może mieć nieodwracalne skutki dla reputacji. Księga to jednak coś więcej niż tylko dokument na trudny czas. To kompleksowy plan działania, który przygotowuje firmę na niespodziewane wydarzenia – począwszy od awarii systemów IT po kryzysy wizerunkowe.
Posiadanie scenariuszy i procedur bez dwóch zdań umożliwi Ci błyskawiczną, spójną oraz skuteczną komunikację. Bo chyba nie musimy Cię przekonywać, że szybkie i zaplanowane reagowanie w kryzysie jest równie cenne, co złoto? Pamiętaj, że to właśnie refleks jest jednym z kluczowych elementów skutecznej odpowiedzi na kryzys. Dzięki wcześniej przygotowanym procedurom i komunikatom możesz skutecznie ograniczyć szkody (nawet te potencjalne). Ponadto, z góry ustalone wytyczne w ramach „reakcji” stanowią niezwykle ważne elementy dla utrzymania zaufania i minimalizowania strat. To jak posiadanie planu ewakuacyjnego w przypadku pożaru – lepiej jest go mieć i nigdy nie użyć niż znaleźć się w sytuacji bez wyjścia.
Siła w porządku
Nie oszukujmy się, kryzys nierzadko wiąże się z paniką. Dlatego jasno określone role są niezbędne do efektywnego zarządzania kryzysowego. Księga zawiera informacje o tym, kto jest odpowiedzialny za komunikację wewnętrzną czy zewnętrzną, kto podejmuje kluczowe decyzje, a także kto jest osobą kontaktową dla mediów i innych zewnętrznych interesariuszy. Dzięki temu każdy wie, co należy robić, a to minimalizuje chaos. Oprócz tego, jasny podział ról zapewnia również jednolity przekaz, a to jest szalenie kluczowe dla wiarygodności wśród szeroko pojętego otoczenia. Dzięki temu, nawet w najbardziej stresujących okolicznościach, decyzje są podejmowane w sposób przemyślany i strategiczny.
Błądzić jest rzeczą ludzką, ale…
Czy wiesz, że pewne firmy straciły zaufanie klientów nie dlatego, że popełniły błąd, ale przez to, jak nieudolnie próbowały go naprawić? Pamiętaj, że w momencie kryzysu ludzie poszukują prawdy. Próba ukrycia faktów lub manipulacja może prowadzić do utraty zaufania. Transparentna komunikacja wymaga przejrzystości i gotowości do podzielenia się informacjami. Ale! Oznacza ona także wykazanie empatii i troski o osoby dotknięte kryzysem. Z góry przygotowane procedury i scenariusze w ramach KKK pozwolą Ci pozostać autentycznym nie tylko w przekazach wysyłanych do otoczenia, lecz również nadadzą porządek w rozwiązywaniu danego problemu – nawet wtedy, gdy wokół szaleje burza.
Przewidzieć… nieprzewidywalne?
Stworzenie Księgi Komunikacji Kryzysowej jest inwestycją, która może ocalić nie tylko Twój biznes, ale i ludzi, którzy są jego częścią. Jasne, nie sposób przewidzieć każdego kryzysu, ale można być na niego przygotowanym. To właśnie daje Księga – pewność, że niezależnie od sytuacji, firma zachowa profesjonalizm i zapanuje nad chaosem, chroniąc jednocześnie swoją markę i relacje z interesariuszami.
H.G. Wells napisał kiedyś, że „Dzisiejszy kryzys jest jutrzejszym żartem”. Jak powszechnie wiadomo wyzwania to pewnego rodzaju lekcje na przyszłość. Zatem każda analiza potencjalnego ryzyka oraz każdy opracowany scenariusz to krok ku lepszemu zrozumieniu nie tylko własnego biznesu, ale i rynku, na którym działasz. Nie czekaj, aż nadciągnie burza. Jeśli nie masz jeszcze opracowanej Księgi Komunikacji Kryzysowej, zadbaj o to – w życiu, także i tym biznesowym, chodzi nie tylko o przetrwanie samego sztormu, ale i o poprowadzenie swojego statku do bezpiecznego portu.